E-Mail optimal nutzen. 7 Regeln, wie man E-Mail produktiv nutzen sollte.

Das inzwischen etwas langsam gewordene Kommunikationsmittel E-Mail soll nicht noch weiter ausgebremst werden, sondern man sollte seine Arbeit damit optimieren. An bestimmten Tagen bekomme ich persönlich 150 und mehr E-Mails und muss bis zu 50% davon auch beantworten. Das macht 1500 ungelesene E-Mails nach einer 10-tägigen Abwesenheit!

Inhalte dieses Posts mögen für viele erfahrene Internetnutzer ein alter Hut sein und dennoch treffe ich sehr oft auf Leute, die es meiner Meinung nach schlicht falsch machen. Deshalb präsentiere ich heute 7 Regeln, die man beim E-Mail Verkehr beachten sollte:

Regel #1: Immer die aktuellste E-Mails zuerst bearbeiten.
Regel #2: Beim Antworten niemals den Betreff verändern.
Regel #3: E-Mail Diskussionen niemals kürzen!
Regel #4: Filterfunktionen sinvoll nutzen
Regel #5: Die optimale Formatierung wählen
Regel #6: Anhänge: ja, aber bitte richtig!
Regel #7: An alternative Kommunikationswege denken!

Regel #1: Immer die aktuellste E-Mails zuerst bearbeiten.

Oft steht man mit in einer E-Mail mit mehreren Adressaten, sodass sich mehrere Leute an der Diskussion beteiligen. Da man nie bei einer Mail mit mehreren Adressaten den Betreff verändern darf (s. Regel #2), außer die üblichen, automatisch angefügten Präfixen (AW: WG: RE: FW:), sollte man mit der aktuellsten ungelesenen E-Mail zu dem besprochenen Thema anfangen. Wenn sich alle dran gehalten haben und die E-Mail nicht zwischendurch gekürzt worden war (s. Regel #3), sieht man in der aktuellsten E-Mail den gesamten Verlauf der Diskussion. In seltenen Fällen, wenn zwei oder mehrere Leute gleichzeitig geantwortet haben, könnte es hier jedoch zum Informationsverlust kommen, also bitte einwenig aufzupassen! Kurzer Blick auf das Eingangsdatum und die Uhrzeit kann hier sehr behilflich sein.
Folgt man dieser Regel nicht und bearbeitet die E-Mails in umgekehrter Reihenfolge, so besteht eine große Gefahr, dass man sozusagen mit der Vergangenheit kommuniziert und der eigene Diskussionsbeitrag absolut “outdated” ist.

Tipp: Sortieren der E-Mails nach Betreff (z.B. MS Outllook, Entourage etc.) kann schnell helfen den Überblick über die aufgelaufenen Diskussionen zu gewinnen. Der GooglE-Mail Dienst macht es sogar voll automatisch, hier werden Mails mit dem gleichen Betreff immer als Stapel behandelt.

Regel #2: Beim Antworten niemals den Betreff verändern.

Egal wie unsinnig der Betreff einer E-Mail auch sein mag, antwortet man an ein Verteiler, darf man niemals den Betreff der E-Mail verändern. die Leute verlassen sich drauf und sind schnell verärgert, wenn sie merken, dass sie sich in eine bereits durchgekaute Diskusion reinlesen, nur weil der Betreff nun anders ausschaut.
Der Formulierung der eigenen Betreffzeile einer neuen Mail, soll dagegen viel mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden. Das ist wie die SEO der E-Mail, der teuere, prominente Teaser im Wald von Schlagzeilen.

Regel #3: E-Mail Diskussionen niemals kürzen!

Gerade wegen des in der Regel #1 beschriebenen Sachverhaltes, sollte man nie E-Mail Diskussionen kürzen. Man antwortet entweder deutlich sichtbar zwischen den Zeilen oder einfach oberhalb des ganzen Verlaufs. Bedingt, also wenn man sich absolut sicher ist was man tut, darf man die Leute in Kopie (“aus dem CC”) entfernen. Generell würde ich aber davon eher abraten.

Übrigens: bei einer bereits angelaufenen Diskussion tonnenweise neue Adressaten in Kopie zu setzen, gehört sich auch nicht. Stellt man sich selbst an die Stelle der anderen, merkt man schnell, wie verwirrend ein Einstieg in eine Diskussion ohne Vorwort oder Einleitung sein kann. Das kostet jeden neuen Beteiligten viel Zeit, Mühe und Nerven!

Regel #4: Filterfunktionen sinvoll nutzen

Fast jeder ausgereifte E-Mail Client verfügt über Filterfunktionen. Man kann E-Mails von bestimmten Absendern, an bestimmte Verteiler, mit bestimmten Wörtern oder Wortgruppen im Betreff oder im Text filtern. Filtern bedeutet: automatisch in virtuelle Ordner verschieben, löschen, weiterleiten usw. Richtig konfigurierte Filter können sehr Praktisch sein, falsch konfigurierte: richtig lästig.
Z.b. ist es sinvoll einen Filter, der bestimmte Themen, wie zB “JUNK” direkt in einen Ordner verschiebt, um diese später lesen zu können, oder auch direkt zu löschen. Auch Statistiken, svn commits, Newsletter also themenbezogene, spezifische Benachtichtigungsmails in entsprechende Ordner “weg zu filtern”. Man möchte diese ja ggf. nicht löschen, aber auch nicht zwischen dem täglichen E-Mail-Verkehr haben.
Falsch angewendete Regeln, können zum Beispiel abteilungs- oder personenbezogene Ordner sein, in die E-Mails von bestimmten Absendern automatisch wegfiltern. In diesem Falle verliert man schnell die Übersicht bei größeren, abteilungsübergreifenden Diskussionen und weiß nicht zu dem richtigen Augenblick wer, wann bereits Feedback gegeben hat.

Themenbezogene Ordner anzulegen ist ja grundsätzlich nicht falsch, schliesslich möchte man auch in seinem eigenen Postfach eine gewisse Ordnung halten. Ich bevorzuge jedoch das manuele Einräumen der E-Mails, die durch meine Filter quasi hindurchfallen, wenn ich gezwungen bin z.B. mit Outlook zu arbeiten. Gott sei dank gibt es keine Schwierigkeiten bei GoogleMail, denn dort bringt man per Filter oder Manuel die sog. “Labels” an, die wie virtuelle Sammlungen fungieren unf Archiviert grundsätzlich alles, was man nicht direkt im Posteingang haben möchte.
Schliesslich ist das Beste an GoogleMail: die integrierte Suchfunktion. Es gab noch keine Mail von mittlerweile zehntausenden, die ich dort nicht innerhalb von Sekunden wiedergefunden habe. Dagegen mit Outlook habe ich schon des öfteren über verlorene, verlegte E-Mails geklagt. Dies sollte keine Schleichwerbung sein, ich bin von der Funktionalität dieses Dienstes schlicht überzeugt!

Regel #5: Die optimale Formatierung wählen

Es gibt unterschiedliche Wege Antwort auf eine E-Mail Diskussion zu formatieren. Entweder man schreibt seinen Beitrag oben in die Antwort-Mail und lässt den Verlauf unten unangetastet stehen, oder man nimmt die letzte Antwort und setzt mit einem sichtbaren Bezug seine Kommentare zu den einzelnen Teilen ein. Ich bevorzuge die reine Text E-Mail, wenn notwendig die RichText formatierung, wo man etwas Wichtiges fetten oder unterstreichen kann. In den seltensten Fällen greife ich zu HTML. Verschiedene E-Mail Clients interpretieren die HTML formatierte E-Mails immer unterschiedlich, eingebettete Objekte verrutschen oder verschwinden sogar komplett, sodass die Verwirrung bei den Adressaten komplett ist.
Gerne nehme ich Teile der Diskussion auf und Zitiere diese im eigenen Text, wie man es z.B. in einem Buch machen würde: leicht erkennbar von wem das Zitat ist, optisch gut trennbar. Es muss beim letzten Überfliegen der eigenen E-Mail vor dem Abschicken gar nicht mehr um die Inhalte gehen, sondern um die Optik! Man sollte sich die Fragen stellen:

– Sind meine Schlüsselaussagen gut erkennbar?
– Ist die Idee, die ich vermitteln möchte auch für Jemanden, der nur quer liest, sichtbar?
– Sind die Trennungen zwischen einzelnen Fragen oder Themen klar?

Niemals darf die Pointe im PostScriptum verschwinden oder in einem Nebensatz erwähnt werden. E-Mails werden leicht “zwischendurch” gelesen und da kann schon etwas schnell überlesen werden.

Übrigens: Der E-Mail Footer oder die E-Mail-Signatur sollte keine Grafiken beinhalten, sondern einfach sein und mit in einer Zeile alleinstehenden zwei Minuszeichen (zwei Bindestriche) und einem Leerzeichen “- – ” getrennt werden.

Regel #6: Anhänge: ja, aber bitte richtig!

Allgemein sollte die Regel gelten: je mehr Adressaten sich in der E-Mail, die ich gerade abschicke, befindet, desto kleiner sollte diese E-Mail sein. Insbesondere natürlich auch was die angehängten oder eingebetteten Dateien angeht. Ein absolutes TABU ist eine Junk-Mail an alle Mitarbeiter eines großen Unternehmens in dem man arbeitet (sog. ALL @ MAIL), mit mehreren Megabytes an Bildern von Wohnungen oder sonstigen Habseligkeiten, die man anbietet, im Anhang. Auch wenn eine solche E-Mail korrekt mit “JUNK” im Betreff gekennzeichnet ist, heisst es noch lange nicht, dass man die Postfächer seiner Kollegen zumüllen darf. Korrekterweise sollte man die Anhänge mit Links zum Download anbieten oder auf öffentlichen Laufwerken des Unternehmens ablegen, worin man dann im Text verweist. Große (>10MB), vertrauliche Dateien, legt man optimalerweise auf einem Server, wo der Adressat per SFTP zugreifen kann.

Regel #7: An alternative Kommunikationswege denken!

E-Mail Kommunikation kann auch schnell aus dem Ruder laufen. Dies sollte man stets sich selbst vor Augen führen und die Alternativen gekonnt einsetzen. Dafür bieten sich z.B. Telefonkonferenzen, um schneller mit mehreren Leuten bestimmte Fragen zu klären, einfache Telefonate, wo man eine viel schneller eine Antwort bekommt und direkt mit der nächsten Frage fortfahren kann. Instant Messaging Chats sind auch stets gute Alternative zum Telefonat, wenn man als Nerd möglicherweise generell nicht so gerne telefoniert (ja, solche Leute gibt es und es sind nicht wenige!) Sich immer weiter entwickelnde Collaboration Tools, wie z.B. Google Wave versprechen in der Zukunft sehr schnelle, transparente und produktive Kommunikationsmittel zu werden. Ja, selbst Twitter ist ein alternativer, schneller Kommunikationsweg geworden, den man heute nicht außer Acht lassen sollte!

Bevor du also die nächste E-Mail-Bombe abwirfst, überlege es dir gut, ob du nicht zu einem andern Weg als E-Mail greifst, der ggf. produktiver und schnller wäre für deinen stets speziellen Bedarf.

3 thoughts on “E-Mail optimal nutzen. 7 Regeln, wie man E-Mail produktiv nutzen sollte.

  • 2009.07.30 at 11:13
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    Wirklich schöner und lesenswerter Artikel – und das um jene Uhrzeit!

    Ein weiterer Aspekt ist die Nutzung des BCC-Feldes in Massenmails, denn es gibt einige Themen, bei denen die Identität der Adressaten geschützt werden sollte. Zudem gehört es zur Netiquette, die E-Mail-Adressen anderer nicht ohne deren Zustimmung zu veröffentlichen – mal abgesehen von geschäftlichen E-Mails.

    Die Anhangsproblematik kenne ich nur zu gut. Insbesondere wenn man häufig Dokumente verschickt, die nur als Scan vorliegen, steigert sich die Größe des Anhangs ins unermessliche. Ein Rundschreiben mit 6 MiB an 200 Personen erzeugt über 1 GiB Traffic, was natürlich auch die Leitung auslastet. Die OCR-Entwicklung ist leider noch nicht so weit fortgeschritten, es bleibt also in der Tat nur eine Ablage mit verschlüsseltem Zugang – am besten kennwortgeschützt über eine sichere HTTP-Verbindung. Ist dem Autor ein kostenloser Filehoster via HTTPS oder SFTP bekannt? Wär doch auch mal eine schöne Geschäftsidee ;-)

    Bleibt noch zu erwähnen, dass die E-Mail genau wie die SMS gegenüber Telefonaten einen Vorteil bietet: die asynchrone Kommunikation. Häufig möchte der Empfänger nämlich den Zeitpunkt des Lesens selbst bestimmen. Auch kann man sich mit geschriebener Sprache präziser ausdrücken, da man vor dem Abschicken “nochmal drüberschauen” kann. Oder die Kommunikationspartner möchten sich weder in die Augen schauen, noch in einer verbalen Diskussion aufeinandertreffen – Stichwörter: peinlich, unangenehm, schüchtern, ängstlich.

  • 2009.07.30 at 12:01
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    Danke für dein Kommentar, Tobias! Das BCC Feld habe ich natürlich komplett außen vor gelassen, aber hier ging es primär um die Produktivität bei der E-Mail Kommunikation und nur am Rande um die Netiquette ;)

    Kostenloser SFTP Hoster ist mir leider nicht bekannt. Kurzfristige Uploads gehen natürlich auber auch per FTP. Schnell hochladen, ziehen, löschen. Nach möglichkeit danach noch das FTP Passwort ändern. Da dürfte nicht all zu viel passieren… ;)

  • 2009.07.30 at 12:24
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    Hab Deinen Schwerpunkt irgendwie vernachlässigt – Asche auf mein Haupt! ;-)

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